W temacie piszemy, czego dotyczy nasza wiadomość.

Pole Do najlepiej wypełnić na końcu. W ten sposób unikniemy przypadkowego wysłania listu, który jeszcze jest niedokończony i niepoprawiony.

Na początku piszemy zwrot do adresata. Jeśli piszemy wiadomość do instytucji i nie wiemy, kto przeczyta nasz list, używamy sformułowania Szanowni Państwo.

Po tym zwrocie można postawić przecinek i rozpocząć dalszą część listu małą literą. Jeśli użyjemy wykrzyknika, to wtedy zaczynamy kolejne zdanie od wielkiej litery.

Jeśli piszemy o kilku sprawach, każdą z nich przedstawiamy od nowego akapitu.

Jeśli do naszego listu dołączamy załącznik, należy poinformować naszego odbiorcę np.: W załączniku przesyłam.

Na dole z lewej strony umieszczamy pozdrowienia, nie stawiamy wtedy żadnego znaku interpunkcyjnego.

Jeśli chcemy wysłać kopię do jeszcze innych osób, umieszczamy ich adresy w rubryce DW (do wiadomości).